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根据模板将 Excel 明细数据生成 PDF 文档 | PDF实现邮件合并功能

news 来源：原创 2025/7/23 16:42:12

在日常办公中，我们常常会面临这样的需求：依据特定的模板，把 Excel 里的每一条数据转化为单独的 PDF 文档，且这些 PDF 文档中的部分内容会根据 Excel 数据动态变化。这一功能不仅能高效完成任务，还支持图片的动态替换，大大提升了办公效率。

当需要按照指定的 PDF 模板，把 Excel 中的每一条数据都生成一个独立的 PDF 文档时，该功能就能派上用场。比如制作个性化的合同、证书、邀请函、发票等，它们都有统一的模板，但像客户姓名、金额、证书编号等信息却需根据具体数据动态替换，这和 Office 中的邮件合并功能原理相似。

我们今天介绍的是将一份 Excel 员工入职邀请明细数据按照指定的模板生成多个 PDF 文档，每一个入职员工都生成一个单独的 PDF 文档。

1、准备好员工数据 Excel，这份数据包含所有入职邀请的员工数据。

根据模板生成 PDF 文档数据准备

2、准备一个 PDF 的模板，下面为一个示例模板，这个模板大家可以根据自己的需要进行制作。

注意：如果不方便制作 PDF 模板或者需要实现对图片进行替换等本功能无法满足的场景，可以考虑使用根据模板生成 Word 文档功能生成Word文件后，再使用 Word 转换为其它格式功能将生成的 Word 文档转为 PDF。

根据模板生成 PDF 文档模板准备

注意上面模板中红色框框标记部分，这些都是需要被动态替换的，也称为占位符。这些占位符的通过英文状态下的中括号包裹，中括号内的内容需要与前面员工数据 Excel 中的列头名称相对应。

1、每一条员工数据都生成了一个单独的 PDF 文档。

根据模板生成 PDF 文档生成文件预览

2、每个生成 PDF 文档内的信息已经替换成了具体员工信息。

根据模板生成 PDF 文档生成文件内容预览

1、打开「鹰迅批量处理工具箱」，左侧选择「PDF工具」，右侧在文件内容分类中选择「根据模板生成 PDF 文档」的功能。

根据模板生成 PDF 文档功能选择

2、选择 PDF 模板文件。注意界面的黄色背景的提示，这里需要先选择 PDF 模板。

根据模板生成 PDF 文档模板文件选择

3、建立模板与数据的对应关系。

刚进来的时候，由于我们还未设置过，所以先选择右上角的【新建对应关系】

根据模板生成 PDF 文档创建映射关系按钮

这时候会弹窗，我们需要选择员工数据 Excel，选择好后点击下一步。

根据模板生成 PDF 文档选择 Excel 数据

下面这一步，我们就需要设置模板中占位符与数据的列的关系了，默认情况下，软件已经自动帮我们建立好了映射关系，也可以根据自己的实际情况进行调整。

根据模板生成 PDF 文档建立映射关系

注意【最终生成的文件名类型】这一项可以设置我们生成后每个文件的文件名称，比如上面截图中我们就用第一列和第二列的内容组合起来作为输出的文件名称，也就是【编号】和【姓名】列作为输出的文件名称，具体说明可以点击【说明】按钮查看填写规则。

填写好后我们关闭弹窗，选择刚刚设置好的规则点击下一步。

根据模板生成 PDF 文档选择映射关系

4、设置输出目录。

根据模板生成 PDF 文档选择输出目录

5、处理完成。

根据模板生成 PDF 文档处理完成

利用这一功能，能轻松实现从 Excel 数据到 PDF 文档的高效转换，满足多样化的办公需求，让办公流程更加便捷、高效。